> INDÉMNITÉ KILOMÉTRIQUE

Un logiciel qui permet de gérer automatiquement vos indemnités kilométriques en important directement les RDV de votre agenda. 

Je souhaitais le partager avec vous : http://izika.com/?tap_a=10881-c7fb6...

   

> FACTURE 

Afin d’économiser 70% du coût de la facture, pensez à la dématérialisation (pas de frais d’impression, de papier, de mise sous pli, d’envoi postal, gain de temps d’archivage…).

Par contre, assurez-vous que votre document a bien été réceptionné, ne serait-ce en demandant un accusé de lecture. 

Afin d’authentifier votre document, vous pouvez procéder à la signature électronique 

   

> RSI 

Savez-vous que certains statuts permettent de ne plus être affilié au RSI ?

En basculant sur une SA,  SAS, ou SASU vous pouvez passez au statut d’« assimilé salarié ». 

Parlez-en à votre comptable, il pourra vous conseiller et vous présenter une estimation des charges réelles entre votre statut et celui d’une SA-SAS ou SASU.  

  

> COMPTABLE 

On fait appel aux services d’un comptable pour la tenue traditionnelle de la comptabilité ou pour la gestion sociale. 

Pensez également à le contacter lorsque vous souhaitez faire évoluer votre entreprise ou que vous rencontrez des difficultés, il se peut qu’il puisse vous aider ou vous conseiller en vous préparant des audits, des simulations, ou tout simplement en vous apportant un point de vue extérieur.

  

> COURRIER 

Vous devez écrire un courrier type, (une demande de remise gracieuse, une résiliation, une relance…)

Plusieurs modèles sont disponibles et téléchargeables sur internet. Un simple copier/coller sur votre papier entête peut vous faire gagner du temps.

Mais n’oubliez pas de procéder à quelques modifications, un courrier est bien plus convenable lorsqu’il est personnalisé.

  

> FORMULE DE POLITESSE - MAILS 

Voici quelques exemples de formules de politesse professionnelle (de la plus à la moins formelle) à utiliser en fonction de votre relation ou du poste de votre interlocuteur :

 

Formules de début de mail :

- Madame ou Monsieur + titre de fonction 

-Madame / Monsieur  Madame, Monsieur 

-Madame X / Monsieur X - Cordialement,

-Chère Madame / Cher Monsieur - Bien cordialement,

-Bonjour Madame / Monsieur

 

Formules de fin de mail :

- Je vous prie d’agréer, Monsieur (titre de fonction), l’expression de ma haute considération 

- Salutations respectueuses

- Meilleures salutations

- Cordiales salutations,

 

- Salutations sincères

- Très cordialement

- Au plaisir de collaborer, 

 

- Au plaisir de vous revoir

- Bien à vous

  

> CLIENT IDEAL 

Comment avoir un client idéal : en le rendant idéal.

 

Vous souhaitez qu’il devienne acheteur :

¤ Laissez-le s’expliquer, écoutez-le et si besoin posez-lui des questions, vous pourrez ainsi lui proposer le bon article ou le bon service adapté à son besoin.

 

Vous souhaitez qu’il règle dans les temps :

¤ soyez d’abord ponctuel, respecter vos engagements et assurez-vous qu’il obtienne ce qu’il souhaite. 

Eventuellement, s’il rencontre des difficultés, soyez à l’écoute et trouvez ensemble des arrangements.

 

Vous souhaitez qu’il parle de vous et vous amène d’autres clients :

¤ Donnez-lui des raisons de le faire : soit par votre professionnalisme et sa satisfaction, soit en lui faisant part de votre souhait de vous développer, ou bien encore en lui donnant un intérêt de le faire (bon d’achat, remise sur votre prochaine facture…)

  

> DEVIS 

L’importance de faire signer un devis :

Il engage autant le prestataire ou le vendeur à exécuter les termes du devis que le client à respecter ses obligations en termes de règlement. 

Lors d’un recours de paiement, celui-ci vous sera grandement utile, surtout si vos documents sont accompagnés de vos Conditions Générales de Vente.

  

> CLASSEMENT 

L’importance du classement régulier :

- Retrouver facilement un document pour un client, un comptable, lors d’un contrôle…

- Éviter d’omettre une information ou une tâche à effectuer.

- Gagner du temps pour vos recherches.

- Faciliter l’archivage

 

Si vous n’avez ni l’envie ou ni le temps à y consacrer, pensez à déléguer ou sous-traiter. 

   

> SIGNATURE ELECTRONIQUE 

Avant de procéder à une signature électronique (ou numérique), il faut vous équiper d’un certificat. 

Il existe divers niveaux de certificat selon vos besoins).

Il suffit ensuite d’apposer votre signature certifiée sur les documents.

 

La signature électronique peut également vous permettre de répondre à des appels d’offres par le système de la dématérialisation.

   

> AFFRANCHISSEMENT 

Comment affranchir son courrier :

- Utilisation de timbres à coller

- Utilisation d’enveloppes pré-timbrées (gain de temps)

- Utilisation de la machine à affranchir (pour les quantités volumineuses)

- Impression de vos timbres sur feuille autocollante ou directement sur enveloppe. 

https://pro.boutique.laposte.fr vous permet d’imprimer vos timbres ou d’envoyer votre courrier en ligne.

 

 

> ARCHIVAGE 

L’archivage s’effectue au moins une fois par an ou lorsqu’un dossier volumineux est terminé.

Il est important de bien noter l’année et le type de dossier contenu dans votre boite d’archive, cela vous fera gagner du temps lors d’éventuelles recherches.

Il existe également la possibilité de passer par un archivage électronique .

  

 > SALARIÉS 

Avez-vous déjà pensé à demander à votre salarié son avis ? 

N’hésitez pas à l’investir dans son poste. Non seulement il peut vous apporter des idées d’amélioration et donc vous faire gagner du temps ou des coûts. 

Mais il se sentira tout autant investi dans son travail et ne pourra en être que plus productif.

   

> RELANCES 

¤ Prenez le temps de vérifier votre facture et de vous assurer que le non-paiement n’est pas dû à un litige. 

¤ Soyez rigoureux : faites vos relances régulièrement et consciencieusement. Tous les 15 jours ou minimum une fois par mois. 

¤ Pensez à votre entreprise, ne leur cherchez pas d’excuses, ils sauront vous les donner tout seul. 

¤ Pas le temps, pas l’envie : déléguez ou sous –traitez.

  

> TOUCHES RACCOURCIS 

Quelques raccourcis clavier incontournables :

É > Alt+144

Á >  Alt+181

Ê >  Alt+210

 >  Alt+182

Ë >  Alt+211

À >  Alt+183

È >  Alt+212

Ç >  Alt+128

Ù >  Alt+235

 

Ctrl+A (Sélectionner tout)

Ctrl+Z (Annuler) / Ctrl+Y (Rétablir)

Ctrl+X (Couper l’élément sélectionné)

Ctrl+C (Copier l’élément sélectionné)

Ctrl+V (Coller l’élément sélectionné)

Ctrl+S (Sauvegarder)

  

> TABLEAU DE BORD 

Un tableau de bord est un outil qui vous permet d’analyser, comparer, et prendre des décisions concernant l’évolution de votre entreprise. 

 

Par exemple :

Une analyse du CA par type de client peut vous aiguiller lors de votre prochaine campagne de prospection.

Une analyse des coûts peut vous amener à la réflexion de réduction ou d’amélioration.

Une analyse de chantier peut vous permettre de cibler des difficultés…

 

Il doit contenir des indicateurs précis qui vous permettront de faire une synthèse des éléments nécessaires à l’analyse.

Souvent accompagné d’un graphique, il est représentatif de votre activité.

Votre secrétaire ou votre comptable peut vous accompagner dans leur création.

  

> CGV 

Pourquoi est-ce important d’avoir des cgv : 

- Il est représentatif de votre entreprise. 

- Certaines clauses, comme par exemple la confidentialité peuvent finir de convaincre un prospect.

- Il protège votre activité, notamment par rapport aux conditions de paiement, de responsabilité, aux conditions de résiliation… 

 

D’où l’importance de la réflexion lors de la conception.

   

> PROSPECTION 

Testez et analysez :

Vous êtes à la recherche de nouveaux clients, n’hésitez pas à lancer différentes campagnes publicitaires avec différentes formules. 

Que ce soit par mail, courrier, téléphone, utilisation du réseau, mise en place de promotion, de parrainage… Analysez les retours et comparez le budget, le temps passé, les retombés…

 

Cette analyse vous sera utile lors de votre prochaine campagne.

  

> ARCHIVAGE et SAUVEGARDE ÉLECTRONIQUE 

L’archivage électronique consiste à archiver des données électroniques sur un support électronique.

Il assure pérennité, intégrité, sécurité et confidentialité.

Il existe différents hébergeurs sur le net. 

La sauvegarde permet de conserver une copie des données. 

Dans les 2 cas, un classement judicieux vous permettra de retrouver vos données.

 

 > FIDÉLISATION 

La fidélisation d’un client est différente selon votre activité. 

Il est donc important de vous mettre à la place de vos clients. Je vous propose de réfléchir sur ces 3 points : 

- Quel avantage mon produit ou mon service va faire revenir mon client ?

- A quelle fréquence peut-il avoir besoin de moi et comment le solliciter à venir plus souvent ?

- Comment fonctionne la concurrence et que puis-je faire ou mettre en avant pour qu’il n’ait pas envie de voir ailleurs ?

  

> FOURNISSEURS 

Comment choisir son fournisseur ou prestataire ? 

- Tout d’abord, vous devez réfléchir à votre politique de vente : avez-vous des produits ou prestations haut de gamme ou défiez-vous toute concurrence de prix ? Vos achats devront donc être en adéquation avec vos services.

- Vérifiez les conditions d’achat, y compris les délais de livraison, dépannage… Ainsi que ses certifications si nécessaires.

- Si vous devez faire appel à votre fournisseur régulièrement assurez-vous de sa santé financière.

   

> IMPAYÉ 

Comment gérer un impayé ?

- Tout d’abord, favorisez le dialogue, prenez le temps d’appeler votre client et de savoir les raisons du non-paiement, n’hésitez pas à accorder des délais de paiement (mieux vaut être réglé en plusieurs fois que pas du tout) 

- Sans retour positif, envoyez ensuite votre 1ère et 2ème relance

- Puis une mise en demeure

- Et enfin faite appel à un service de recouvrement ou une injonction de payer selon le montant.

 

Vous n’avez pas le temps ou l’envie, contactez-nous.

  

> RÉSEAUX SOCIAUX PROFESSIONNELS 

Quelques avantages :

- Il permet d’entretenir des relations professionnelles avec vos contacts.

- Il peut être une solution de communication afin de trouver de nouveaux clients, collaborateurs, salariés…

- Le partage de lien vous fait profiter de diverses informations 

Quelques inconvénients :

- Il faut pouvoir à y consacrer du temps (comme pour toute communication, me direz-vous)

- Il faut veiller à faire attention à ce que vous publiez. Les personnes aiment ou n’aiment pas et peuvent le faire savoir.

   

> ORTHOGRAPHE 

Pour ceux qui ont appris l’orthographe à l’école avant les années 1990, savez-vous qu’elle a connu quelques modifications  depuis ? 

-Un trait d’union relie aujourd’hui les numéros composés :

-Nous devons mettre un « s » pour les noms composés sous la forme verbe ou préposition + nom

-l’accent circonflexe n’est plus obligatoire sur les « i » et les « u » sauf dans les terminaisons verbales du passé simple, du subjonctif et en cas d’homonyme

-la soudure s’impose dans certains mots autrefois liés par un trait d’union. Voilà pourquoi weekend ne s’écrit plus week-end. 

Vous pourrez trouver d’autres changements sur wikipédia

 

 > SECRÉTAIRE INDÉPENDANTE  

Avez-vous déjà prononcé cette phrase : 

«Les journées ne sont pas assez longues ? »

 

Ou avez-vous déjà répondu « non, je vais rentrer tard, j’ai encore des papiers à faire » ou « non j’emmène mon ordi, je ferais les factures ce weekend» 

 

Et si vous pouviez dire :

« Je demanderais à ma secrétaire de préparer ce courrier, comme ça j’ai le temps d’aller voir ce futur client »

« Le comptable sera content, la secrétaire lui a préparé les papiers pour la TVA avant qu’il me relance».

« Pendant que mon assistante fait les relances, je vais m’occuper finir ma production».

 

Accordez-vous du temps et pensez à déléguer.